Saviez-vous qu’en moyenne, les entreprises dépensent entre 1 à 3 % de leur budget annuel en production de documents imprimés ?

Et nous ne parlons pas des maisons d’édition ni d’agences de marketing, mais des entreprises ou des organisations dont le but est de produire des biens et services n’ayant aucun lien avec la vente ou la distribution de livres, de cahiers de formation ou de documents publicitaires.

Ce pourcentage varie selon les secteurs d’activité, mais peu d’organisation échappe à cette dépense de fonctionnement.

Qui doit imprimer quoi et quand ?

Bien que l’impression soit l’une des principales dépenses des entreprises, la majorité d’entre elles ignorent combien cela coûte réellement.  Ce montant inclut aussi les coûts des photocopieurs présents dans les entreprises : leurs coûts de location, de contrat de service et de prix facturé pour chaque impression. De plus, cette dépense est répartie entre différents services au sein de l’entreprise. Par exemple, l’entretien revient au service informatique, mais est utilisé par le service des communications et celui de la formation interne, et l’acquisition de papier incombent aux services des achats.

Il est donc très difficile d’avoir une idée claire de ce que coûte réellement l’ensemble des dépenses d’imprimerie et de photocopie dans une entreprise.

Prendre du recul et analyser la situation

La gestion de la production des documents représente un véritable casse-tête. En effet, comment évaluer les coûts lorsqu’une partie des documents se produisent sur des copieurs de différents services ?

De plus, la tendance lourde du télétravail rend encore plus complexe la production interne de ces documents. Au cours de la dernière année, nous avons assisté à un transfert de production vers les imprimeries et les centres de reprographies afin de libérer des ressources à l’interne.

Les imprimeries et les centres de reprographie permettent de centraliser toutes les informations nécessaires à la production de documents réalisés par des équipes dispersée à l’extérieur des bureaux de leur entreprise.

De plus, les imprimeries ont tout l’équipement sur place. Combien de fois, un employé débrouillard d’une entreprise a réussi à produire les documents sur plusieurs copieurs, mais il n’a pas eu la capacité de les relier. Il lui manquait de matériel pour la reliure spirale. De plus, les entreprises doivent payer chaque impression aux fournisseurs de presses numériques. Ce coût dépasse parfois le coût facturé par les centres de copies, car ces derniers profitent de rabais de quantité ou ont des équipements plus performants.

Liste de questions à se poser

Avant d’imprimer des documents à l’interne, prenez le temps de vous poser ces questions :

1 — Quel est le vrai coût d’impression de mes documents à l’interne.

2 — Quel est le délai de production à l’interne ? Il arrive parfois que le travail se réalise plus rapidement chez des fournisseurs spécialisés à cause de la performance de leurs équipements et de la disponibilité de leur main d’oeuvre.

3 — Est-ce que les ressources humaines de l’entreprise seraient mieux employées à réaliser d’autres tâches, surtout en cette pénurie de main-d’œuvre.

4 — En planifiant avec mon imprimeur, est-ce que je pourrais produire des documents de meilleure qualité et à moindre coût ?

5 — Est-ce que la centralisation des services d’impression auprès d’un fournisseur représente une solution économique ou plus efficace ?

6 — Est-il judicieux qu’une partie du personnel informatique de mon entreprise doive consacrer du temps à la maintenance des copieurs ?

 

Selon la réalité de votre organisation ou entreprise, vous pouvez modifier cette liste de questions, mais l’exercice en vaut la peine. Vous pourriez économiser ainsi beaucoup de sous ou vous épargnerez bien des maux de tête.