Après plusieurs années à travailler dans le milieu de l’imprimerie, nous ressentons le besoin de rappeler l’importance de bien nommer ses documents aux graphistes et à tous les membres de la chaîne graphique.
Nous négligeons souvent le fait que nous travaillons au sein d’une chaîne graphique, ce qui signifie que plusieurs personnes travaillent sur une même projet sans se parler ni même se connaître. Les instructions verbales données au début du processus ont depuis longtemps été perdues et sont peu utiles lorsque nous devons retrouver des documents parmi des milliers d’autres.
Un des défis de l’imprimerie : retrouver des fichiers mal nommés.
En cas de problèmes de production, il est essentiel que les différents intervenants puissent rapidement comprendre et trouver les bons documents. De plus, il est fréquent que les personnes qui commencent le travail ne soient plus présentes à la fin du processus. Et c’est encore plus vrai lors des réimpressions qui nécessitent des corrections des mois ou des années plus tard.
Il arrive trop souvent que nos clients doivent recommencer le travail faute de comprendre ou de trouver leur propre fichier. Nous conservons les fichiers imprimés, mais les fichiers sources, avec différents éléments séparés, faciles à modifier, restent souvent introuvables chez les clients. Ces fichiers sources permettent de retravailler le document pour d’autres utilisations.
Éviter des titres comme projet 1
Dans le monde de l’imprimerie, il est crucial de bien nommer ses documents. C’est une excellente habitude à développer, et non seulement pour le monde de l’imprimerie.
Une organisation efficace des fichiers simplifie le travail, permet de gagner énormément de temps et évite les erreurs coûteuses.
Lorsque les documents ont des noms clairs et des structures de dossiers bien définies, il est plus facile de les retrouver rapidement, de les partager avec d’autres collaborateurs et de les réutiliser dans des projets futurs.
Que doit contenir le nom d’un fichier ?
Un nom de fichier bien choisi doit être descriptif et pertinent. Il devrait inclure des informations telles que le nom du client, la date de création, le type de document et une brève description du contenu.
Par exemple,
« NomClient_DateCreation_TypeDocument_Description ».
Une identification claire des documents peut également aider à prévenir les erreurs coûteuses. En donnant des noms précis et en établissant des structures de dossiers cohérentes, on réduit les risques de confusion et de manipulation incorrecte. Cela se traduit par moins de temps perdu à corriger les erreurs et moins de frais supplémentaires pour les clients et les entreprises d’imprimerie.
Cela permet de garder une trace précise de chaque fichier, en évitant les confusions et les mélanges.
En utilisant des noms de fichiers clairs, les professionnels de l’imprimerie peuvent également améliorer leur efficacité. Lorsqu’il faut rechercher un document spécifique parmi des milliers d’autres, un nom de fichier bien choisi permet de gagner un temps précieux.
Les erreurs de versions
De plus, lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même projet, une bonne organisation des fichiers permet de faciliter la collaboration et d’éviter les erreurs de version. Il arrive souvent que des corrections se fassent sur des versions passées, alors que le dossier le plus récent est envoyé en productions avec les corrections manquantes.
Mais qu’est-ce qui est où ?
Dans la description du fichier, n’hésitez pas à inscrire l’année, par exemple, Promotion-Noel-2023 pour éviter une réimpression fautive de la campagne de Noël 2021.
Ces erreurs de version sont parmi les plus coûteuses et les plus fréquentes dans notre profession.
Une bonne organisation et une gestion efficace des fichiers sont l’une des clés du succès dans le domaine de l’imprimerie. En adoptant une approche systématique dans la nomination des fichiers, tous les professionnels de l’imprimerie peuvent améliorer leur productivité, leur efficacité et, surtout, leur profitabilité. Tout cela en s’épargnant de nombreux maux de tête.